Retencja

Sekcja opisuje zasady przechowywania i automatycznego usuwania dokumentów. Znajdziesz tu informacje o okresach retencji i archiwizacji.

W sekcji Ustawienia > Anonimizacja administrator może określić, jak długo dokumenty są przechowywane w systemie.

Retencja wszystkich dokumentów jest liczona od momentu ich dodania do systemu. Osobne ustawienie określa czas przechowywania wersji źródłowej po wykonaniu anonimizacji.

Jeżeli terminy wynikające z obu ustawień są różne, dokument lub jego wersja źródłowa zostaną usunięte po upływie wcześniejszego z nich.

Ustawienia retencji dokumentów.

Przechowywanie wszystkich dokumentów

Opcja Przechowuj wszystkie dokumenty określa maksymalny czas przechowywania dokumentu w systemie, liczony od momentu jego dodania.

Dostępny zakres wynosi od 7 do 365 dni.

Po upływie wybranego okresu dokument zostanie trwale usunięty z systemu niezależnie od jego aktualnego statusu.

Przykład: jeżeli dokument został dodany w poniedziałek o godzinie 15:00, a okres przechowywania ustawiono na 7 dni, dokument zostanie usunięty w kolejny poniedziałek o godzinie 15:00.

Ważne: Automatycznego usunięcia wynikającego z retencji nie można cofnąć. Przed ustawieniem krótkiego okresu upewnij się, że potrzebne pliki zostały wcześniej pobrane i zapisane poza systemem.

Przechowywanie oryginałów dokumentów

Opcja Przechowuj oryginały dokumentów określa, jak długo po wykonaniu anonimizacji system przechowuje źródłową wersję dokumentu.

Dostępny zakres wynosi od 0 do 30 dni.

Po upływie wybranego okresu dokument źródłowy zostanie trwale usunięty. W systemie pozostanie jego zanonimizowana wersja, o ile wcześniej nie upłynie ogólny okres ustawiony w opcji Przechowuj wszystkie dokumenty.

Wartość 0 dni oznacza, że dokument źródłowy zostanie usunięty w ciągu maksymalnie 12 godzin od wykonania anonimizacji.

Przykład: Dokument został zanonimizowany w środę o godzinie 10:00, a okres przechowywania oryginałów ustawiono na 3 dni. Wersja źródłowa zostanie usunięta w sobotę o godzinie 10:00, chyba że wcześniej upłynie ogólny okres przechowywania wszystkich dokumentów.

Ważne: Po usunięciu wersji źródłowej nie można wrócić do klasyfikacji ani ponownie edytować oznaczonych pól. Dostępna pozostanie wyłącznie wersja zanonimizowana.

Przechowywanie dokumentów po Szybkiej Anonimizacji

Szybka anonimizacja umożliwia przetworzenie pojedynczego dokumentu bez ręcznego tworzenia projektu. Opcja Przechowuj dokumenty po Szybkiej anonimizacji określa, czy pliki dodane w tym trybie pozostają dostępne w systemie po zakończeniu procesu.

Jeżeli opcja jest włączona, dokumenty są przechowywane do momentu ich ręcznego usunięcia albo do upływu okresu określonego w ustawieniu Przechowuj wszystkie dokumenty.

Jeżeli opcja jest wyłączona, dokumenty są automatycznie usuwane po zakończeniu Szybkiej anonimizacji. Usuwanie może potrwać kilka minut.

Przykład: Jeżeli przechowywanie dokumentów po Szybkiej anonimizacji jest włączone, a ogólny okres retencji wynosi 7 dni, dokument pozostanie dostępny maksymalnie przez 7 dni od momentu dodania, chyba że zostanie wcześniej usunięty ręcznie.

Ważne: Dokumentów usuniętych automatycznie po Szybkiej anonimizacji nie można ponownie otworzyć w systemie. Przed zakończeniem pracy pobierz zanonimizowany plik i zapisz go na urządzeniu.

Jak współdziałają ustawienia retencji

stawienie Przechowuj wszystkie dokumenty określa maksymalny czas obecności dokumentu w systemie. Ustawienie Przechowuj oryginały dokumentów dotyczy wyłącznie wersji źródłowej po wykonaniu anonimizacji.

Jeżeli ogólny termin usunięcia dokumentu przypada wcześniej niż termin usunięcia jego wersji źródłowej, zastosowany zostanie wcześniejszy termin.

Przykład: Dokument dodano w poniedziałek, a ogólny okres retencji wynosi 7 dni. Jeżeli dokument zostanie zanonimizowany w niedzielę, a oryginały są przechowywane przez 30 dni, cały dokument i tak zostanie usunięty w kolejny poniedziałek po upływie ogólnego okresu 7 dni.

Jeżeli dokument został usunięty wcześniej, niż oczekiwano, sprawdź wartości wszystkich ustawień retencji. W przypadku wątpliwości przejdź do sekcji Pomoc techniczna i podaj nazwę projektu, identyfikator dokumentu oraz przybliżoną datę jego dodania.